Papperskvitton, PDF-fakturor och manuell registrering av verifikationer är fortfarande verklighet i många små och medelstora företag.

Resultatet blir ofta merarbete, till exempel när anställda måste leta fram gamla kvitton eller lägga tid på att registrera samma verifikation på flera ställen. Samtidigt är det lätt att tappa överblicken, till exempel om pappersdokument kommer bort eller PDF-fakturor blir liggande i inkorgen. Det ökar också risken för fel, som dubbelregistrering eller att utgifter inte bokförs korrekt.

Men det behöver inte vara så.

Med några enkla åtgärder kan du få en redovisning som arbetar för dig – inte mot dig.

Varför automatisera redovisningen?

För många ledare är redovisning fortfarande något som sker i efterhand.

Moderna lösningar gör det möjligt att registrera verifikationer löpande, så att du slipper samla pappersarbetet till slutet av månaden. Det minskar behovet av manuellt arbete och ger dig uppdaterade siffror när du behöver dem. Samtidigt slipper du göra samma jobb flera gånger och får ett mycket bättre underlag för att fatta bra beslut om verksamheten.

Resultatet är inte bara mindre administration – utan bättre styrning av verksamheten.

De vanligaste tidstjuvarna

Känner du igen dig?

  • Kvitton i fickor och bilar
  • Fakturor som måste vidarebefordras manuellt
  • Betalningar som registreras på flera ställen
  • Verifikationer som skickas i buntar en gång i månaden
  • Ledare som lägger tid på administration

Det är inte ett systemproblem. Det är ett problem i arbetsflödet. Och det går att lösa.

1. Använd en app för kvitton och utlägg

Med ekonomisystemets mobilapp, till exempel Tripletex, kan du:

  • fotografera kvittot direkt
  • låta verifikationen registreras automatiskt
  • lagra dokumentationen säkert

Det ger mindre efterarbete, bättre kvalitet på verifikationerna och enklare revision och kontroll. För många företag sparar det flera timmar varje månad.

2. Få fakturorna direkt in i systemet

Slipp PDF-fakturor i e-posten.

Använd i stället:

  • e-faktura där det är möjligt
  • leverantörer som skickar till en särskild mottagningsadress för fakturor
  • automatisk fakturatolkning

Resultat: När fakturorna kommer direkt in i systemet slipper du vidarebefordra dokument via e-post eller mellan kollegor. En hantverkare kan till exempel få fakturan direkt i ekonomisystemet i stället för att skicka den vidare till administrationen. Registreringen sker automatiskt och du behöver inte skriva in detaljer manuellt – systemet tolkar och sparar uppgifterna. Typiska fel, som dubbelbokföringar eller saknad dokumentation, blir betydligt mer sällsynta. Du får en effektivare arbetsdag med mindre frustration och högre kvalitet i redovisningen.

Godkänn betalningar i ekonomisystemet

Ett klassiskt fel är att:

  • registrera betalningen i banken
  • registrera samma betalning i redovisningen

Med bankintegration:

  • överförs transaktioner automatiskt
  • matchas betalningar automatiskt

En enkel regel: Godkänn betalningar i ekonomisystemet – inte i internetbanken.

Vad betyder det här i praktiken?

När dessa åtgärder är på plats uppdateras redovisningen löpande. Du får bättre kontroll över likviditeten och färre fel. Rapporterna blir mer relevanta, vilket ger ett bättre underlag för beslut. Och inte minst blir det mindre stress kring ekonomin.

Du behöver inte byta system

Det här är viktigt: Automatisering handlar sällan om att byta system. Ofta räcker det att göra några kloka justeringar i det system du redan använder.

Först och främst handlar det om att konfigurera systemet rätt. Du kan till exempel se till att bankintegrationen är aktiverad så att transaktioner överförs automatiskt.

Bra integrationer är också avgörande. När fakturering och redovisning samverkar slipper du registrera samma betalning två gånger.

Rätt rutiner kan till exempel innebära att du godkänner betalningar i ekonomisystemet i stället för i internetbanken. Det ger bättre kontroll och färre fel.

Slutligen gör lite utbildning det lättare att använda möjligheterna. En kort genomgång kan spara mycket tid och frustration.

När automatiseringen fungerar sker en förskjutning från administration till styrning.

Du får: snabbare insikter, bättre beslut och mer kontroll.

Vill du förenkla din redovisning?

På MemoAccounting hjälper vi små och medelstora företag att:

  • automatisera processer
  • minska manuellt arbete
  • få bättre ekonomisk kontroll

‍